Какви лични данни на работниците и служителите се събират във връзка със сключването на трудовия договор

доц. д-р Андрей Александров

   В бр. 2 от 2018 г. на сп. “Труд и право” доц. д-р Андрей Александров дава отговор на въпроса: Какви лични данни на работниците и служителите се събират във връзка със сключването на трудовия договор?

   I. Категориите лични данни, чието събиране е не само допустимо, а и безусловно необходимо при възникването на трудовото правоотношение, могат да се извлекат от различни разпоредби на трудовото ни законодателство
На първо място, разпоредбата на чл. 66, ал. 1 от КТ предвижда, че трудовият договор задължително съдържа “данни за страните”, а кои са тези данни е конкретизирано в легалната дефиниция на § 1, т. 10 от ДР на КТ: името на лицето, постоянния адрес, единния граждански номер или личния номер на чужденец, вида и степента на притежаваното образование, както и данни за притежаваната научна степен, ако е свързана с изпълняваната от него работа.
Допустимият обем данни, събирани във връзка с възникването на трудовото правоотношение, може да се изведе и от Наредба № 4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. Очевидно, щом работодателят ще разполага с изброените в наредбата документи, той ще има достъп и до съдържащите се в тях лични данни на работниците и служителите.
Съгласно чл. 1 от наредбата за сключването на трудов договор са необходими:
- личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага;
- документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства;
- документ за стаж по специалността, когато за длъжността или работата, за която лицето кандидатства, се изисква притежаването на такъв трудов стаж;
- документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа и след преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца;
- свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало;
- разрешение от инспекцията по труда, ако лицето не е навършило 16 години или е на възраст от 16 до 18 години.
Работодателят може да изисква представянето и на други документи, извън посочените в чл. 1 от наредбата, но само ако това е предвидено или произтича от закон или друг нормативен акт.

   II. От съдържащите се в антидискриминационното законодателство забрани за събиране и обработване на определена информация може да се направят изводи каква информация работодателят няма право да изисква при възникването на трудовото правоотношение
Според чл. 12, ал. 1 от Закона за защита от дискриминация (ЗЗДискр.) при обявяване на свободно работно място работодателят няма право да поставя изисквания, свързани с дискриминационни признаци (пол, раса, народност, етническа принадлежност, лично и семейно положение и др.), освен в някои изрично уредени изключения. Аналогична разпоредба се съдържа и в чл. 23 ЗНЗ: при обявяване на работните места работодателите нямат право да определят условия по признак пол, възраст, народност, етническа принадлежност и здравословно състояние. Антидискриминационното законодателство забранява на работодателите и да отказват приемането на работа поради бременност, майчинство или отглеждане на дете.
Разбира се, в някои ситуации поставянето на допълнителни изисквания за заемането на свободни длъжности е оправдано. Такива изключения са предвидени в разпоредбата на чл. 7 ЗЗДискр. и частично са възпроизведени в други нормативни актове. Може би с най-важно практическо значение е поставянето на изискване за определено образование, защото то е от ключово значение за изпълнението на длъжността. За някои длъжности то е абсолютно необходима предпоставка за заемането им (например висше медицинско образование за лекар, висше юридическо образование за юрисконсулт и т.н.), а за други е въпрос на преценка на работодателя (няма пречка да се постави например изискване ръководителят на отдел “Човешки ресурси” в предприятието също да притежава юридическо образование). Работодателят е свободен да определи такива образователни и квалификационни изисквания за определена позиция, каквито счита за подходящи с оглед ефективността на работата. Следователно той ще има и правото да изисква съответните документи, удостоверяващи наличието на изискуемото образование, и да обработва съдържащите се в тях лични данни на лицата.
Поставянето на предварителни изисквания по отношение на пол, възраст и намалена работоспособност също е принципно допустимо, доколкото те са обусловени от характера на работата. Такива ще са например случаите, когато трудовата функция е свързана с големи физически натоварвания. Информацията за евентуална бременност може да има значение в хода на подбора, ако на съответното работно място съществуват здравни противопоказания за бременни. Изрична уредба в различни нормативни актове имат и други изключения: работодателят може да постави възрастово ограничение за кандидатите за работа, когато заемането на длъжността предполага специално допълнително обучение и е неоправдано да се назначи лице, което скоро ще придобие право на пенсия за осигурителен стаж и възраст (чл. 7, ал. 1, т. 6 ЗЗДискр.); допустимо е да се откаже сключването на трудов договор с лице с увреждания с мотива, че преустройството на работното място, за да бъде пригодено то към нуждите му, налага необосновано големи разходи (чл. 16 ЗЗДискр. и чл. 24 ЗИХУ) и др. 

   III. За съгласието на работника или служителя за обработването на негови лични данни, предоставени на работодателя
Всичко, изложено дотук, се базира на разпоредби от действащи нормативни актове и не поставя особени тълкувателни затруднения. Разбира се, спорове са възниквали и досега, и то доста често - може ли например работодателят да поиска документ за медицински преглед в случаите, когато не е налице преустановяване на трудовата дейност по трудово правоотношение за срок над 3 месеца. Подобно условие изглежда логично, ако става дума за работа в заведение за обществено хранене, където назначаването на лице със заразно заболяване може да предизвика значителни проблеми. Същевременно буквалният прочит на Наредба № 4 от 1993 г. води до извода, че работодателят няма право да изисква подобна информация.
В редица случаи преодоляването на законовите ограничения е ставало по пътя на изричното съгласие на съответното лице. Очевидно, ако кандидат за работа или вече назначен служител доброволно предостави данни за семейното, имотното, здравословното си състояние и пр., работодателят вече разполага с валидно правно основание, на което да ги обработва. Изричното съгласие на физическото лице, за което се отнасят данните, за тяхното обработване, е посочено като основание за допустимост на обработването в чл. 4, ал. 1, т. 2 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД). Според легалната дефиниция, дадена в § 1, т. 13 от ДР на ЗЗЛД, “съгласие на физическото лице” е всяко свободно изразено, конкретно и информирано волеизявление, с което физическото лице, за което се отнасят личните данни, недвусмислено се съгласява те да бъдат обработвани.
В публикуван на интернет страницата на КЗЛД Наръчник за служители “Защита на неприкосновеността на работното място” се посочва, че е недопустимо потенциален работодател да изисква от търсещите работа лица твърде много лични данни или данни, които не са относими към процеса на вземане на решение за наемане, както и такива, които навлизат твърде дълбоко в личната сфера на лицата, когато е възможно нужната информация да бъде придобита с по-малко вмешателство в личното пространство. Разгледани са често поставяни въпроси във връзка с процедурата по подбор, например има ли право новият работодател да се свърже с предишни работодатели, за да получи информация за кандидата за работа, без неговото изрично съгласие; допустимо ли е въвеждането на психологически тестове при кандидатстването за вакантни позиции; какво представлява онлайн проучването на личността. В дадените разяснения се посочва, че работодателят може да придобие информация за предходния опит и компетентност на кандидата като му изиска препоръки, както и на базата на информацията от трудовата книжка. Без съгласието на кандидата за работа установяването на връзка с предходни работодатели, използване на информация от социални мрежи и др. е недопустимо.
Накратко, при липсата на пряка нормативна опора за събиране и обработване на определена информация, от ключово значение винаги е било съгласието на титуляря на данните. За съжаление, обаче то далеч невинаги се дава свободно, особено в сферата на трудовите отношения. При тях трябва да се отчита икономически надмощното положение на работодателя, което може да бъде използвано за оказване на натиск върху работника или служителя. Ако той се е “съгласил” с обработването на определени данни под натиск, принуда, заплаха или опасение, че може да не получи или да загуби работата си, волята му ще е опорочена. Дори в един от първоначалните проекти на новия регламент беше заложено, че няма да се счита за свободно дадено съгласието, ако съществува сериозен дисбаланс между позициите на администратора и на титуляря на данните и по-конкретно в отношенията работодател - служител. В крайна сметка в окончателно приетия текст на Регламент 2016/679 формулировката беше омекотена, като трудовите отношения бяха премахнати като типичен пример за ситуация на неравнопоставеност между администратора и титуляря на данните. И все пак трябва да се държи сметка, че при тях наистина съществува опасност от опорочаване на волята на работника или служителя, което ще направи съгласието невалидно.
На съгласието на физическото лице за обработването на личните му данни по смисъла на Регламент 2016/679 обръща особено внимание и КЗЛД. На интернет страницата си комисията предлага редица разяснения (като тук са цитирани част от тях, които имат пряко отношение към темата за съгласието при обработването на данни в рамките на трудово правоотношение):
По какъв начин физическите лица следва да дават своето съгласие за обработване наличните им данни? Съгласие следва да се дава чрез изявление или ясно утвърдителен акт (потвърждаващо действие), с който да се даде съгласие от страна на субекта - на данни за обработване на свързани с него лични данни, например чрез писмена декларация, включително по електронен път, или устна декларация.
Представлява ли съгласието на физическите лица основание за обработване на личните им данни? Да, съгласието остава едно от алтернативните условия за обработване на лични данни. Администраторът на лични данни обаче трябва да е способен да докаже неговото наличие. Субектът на данните следва да бъде информиран за последиците при отказ да даде съгласие за обработване на отделни категории лични данни.
Какво означава даденото съгласие да бъде информирано? За да бъде съгласието информирано, субектът на данни следва да знае поне самоличността на администратора и целите на обработването, за които са предназначени личните данни.
Какво означава съгласието на физическото лице да бъде дадено свободно? Свободно дадено съгласие е налично в случаите, когато субектът на данни има истински и свободен избор и е в състояние да откаже или да оттегли съгласието си, без това да доведе до вредни последици за него. Смята се, че съгласието не е дадено свободно, ако не се предоставя възможност да бъде дадено отделно съгласие за различните операции по обработване на лични данни, макар и да е подходящо в конкретния случай, или ако изпълнението на даден договор, включително предоставянето на услуга, се поставя в зависимост от даването на съгласие, въпреки че това съгласие не е необходимо за изпълнението.
Има ли право физическото лице да оттегли даденото съгласие за обработване на личните му данни? Да, субектът на данни има право да оттегли съгласието си по всяко време, като тази процедура трябва да е също толкова лесна, колкото и даването на съгласието. Оттеглянето на съгласието обаче важи занапред и не може да има обратно действие.
Действията по обработване на лични данни, предприети от администратора в съответствие с дадено преди това съгласие, са законосъобразни, тъй като администраторът е разполагал с валидно правно основание за обработване.
Задължително ли е съгласието да бъде дадено писмено? Не, това не е задължително. Ако обаче съгласието на субекта на данните е дадено в рамките на писмена декларация, която се отнася и до други въпроси, искането за съгласие се представя по начин, който ясно да го отличава от другите въпроси, в разбираема и лесно достъпна форма, като използва ясен и прост език. Никоя част от такава декларация, която представлява нарушение на Регламент 2016/679, не е обвързваща.СЗ