Документиране на взаимоотношения между физическо лице – наемодател, и предприятие – наемател

Отговаря Иван МИНЧЕВ – данъчен експерт

   Въпрос: Фирма „Х“ е наемател. Наемодателят е физическо лице. Сключен е договор за наем, в който е цитирано че всички разходи като ел. енергия, вода, такси са за сметка на наемателя. Всеки месец наемателят плаща изразходваната ел. енергия на наемодателя и получава фактура за ток, която е издадена от доставчика на физическо лице, но е записан адресът на обекта, в който фирмата наемател изпълнява своята дейност. Разходът за ел. енергия данъчно признат разход ли е на ЮЛ по ЗКПО?

   Отговор: В стопанската практика, обикновено при сключен договор за наем на недвижим имот – сграда или част от нея, се предвижда консумативните разходи (ел. енергия, вода, такси и т.н.), да се заплащат на дружествата – доставчици на тези услуги, от наемодателя или от негово име. Обикновено наемодателят е собственик на сградата или част от нея, респективно е абонат на съответните дружества – доставчици, включително на негово име се водят и съответните партиди.
Съгласно чл. 228 от Закона за задълженията и договорите с договора за наем наемодателят се задължава да предостави на наемателя една вещ за временно ползване, а наемателят – да му плати определена цена. Според чл. 232, ал. 1 от ЗЗД наемателят е длъжен да си служи с вещта за определеното в договора ползване, а при липса на такова – съгласно предназначението й, като съгласно ал. 2 от същата разпоредба наемателят е длъжен да плаща наемната цена и разходите, свързани с ползването на вещта.
Принципът за документална обоснованост на стопанските операции е регламентиран с разпоредбата на чл. 10 от Закона за корпоративното подоходно облагане. На основание чл. 10, ал. 1 от ЗКПО счетоводен разход се признава за данъчни цели, когато е документално обоснован чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция. Първичният счетоводен документ по смисъла на чл. 4, ал. 2 от ЗСч е носител на информация за регистрирана за първи път стопанска операция. Съгласно чл. 3, ал. 3 от ЗСч предприятията осъществяват текущото счетоводно отчитане на основата на документалната обоснованост на стопанските операции и факти при спазване изискванията за съставяне на документи по този закон.
В разпоредбата на чл. 10 от ЗКПО не е посочен конкретно видът на издавания документ, като се препраща към съдържанието на понятието, уредено с разпоредбите на ЗСч и по-конкретно разпоредбата на чл. 6, която определя съдържанието на първичния счетоводен документ. Следва да се има предвид, че в закона няма конкретно изискване за наименованието и формата на първичния счетоводен документ – фактура, протокол, договор, споразумение и други.
Съгласно чл. 6, ал. 1, т.1 до 4 от ЗСч, първичният счетоводен документ, адресиран до външен получател, съдържа най-малко следната информация:
1. наименование и номер на документа, съдържащ само арабски цифри;
2. дата на издаване;
3. наименование или име, адрес и единен идентификационен код от Търговския регистър или единен идентификационен код по БУЛСТАТ или единен граждански номер или личен номер на чужденец на издателя и получателя;
4. предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция.
Подчертаваме, че посоченото изброяване е неизчерпателно и към минималната задължителна информация, която трябва да съдържа първичният счетоводен документ, данъчно задължените лица могат да добавят по тяхно усмотрение и други допълнителни реквизити към тези документи.
Предвид гореизложеното и поставения въпрос във връзка с документирането на възникналите взаимоотношения между физическото лице – наемодател, и предприятието – наемател, следва, че за да бъде признат разход за данъчни цели, стойността на извършените консумативни разходи от предприятието – наемател, трябва да се документира с първичен счетоводен документ, издаден от физическото лице – наемодател, по реда на цитирания по-горе чл. 6, ал. 1 от ЗСч. Иначе казано, при наличие на хипотеза, като в конкретния случай, когато физическото лице – наемодател, е абонат на съответните дружества – доставчици, и на негово име се водят съответните партиди, следва да се извърши надлежно документиране на стопанската операция с първичен счетоводен документ, съдържащ реквизитите на чл. 6, ал. 1 от ЗСч. По този начин при наличието на писмен договор за наем и първичен счетоводен документ за разхода (именуван например протокол за режийни разходи) ще e налице основание за признаване на консумативните разходи за данъчни цели по реда на ЗКПО. Същевременно сумата на консумативните разходи няма да се счита за доход на физическото лице – наемодател по реда на Закона за данъците върху доходите на физическите лица.